Conciliação bancária: o que é, para que serve e como fazer passo a passo

Imagine o fechamento de um mês qualquer. O seu controle financeiro diz que a empresa tem R$ 8.300 na conta; o aplicativo do banco mostra R$ 7.640. A diferença de R$ 660 pode ser uma tarifa que ninguém lançou, um Pix de cliente registrado duas vezes ou um pagamento que ainda não saiu. Sem conferir, não dá para saber, e as decisões do mês seguinte vão ser tomadas em cima do número errado.

É para isso que existe a conciliação bancária. Este artigo explica o que ela é, por que vale a pena fazer, o passo a passo com um exemplo, com que frequência conciliar e os erros que mais atrapalham.

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é a conferência, lançamento por lançamento, entre o extrato do banco e o controle financeiro da empresa, até que os dois mostrem as mesmas movimentações e o mesmo saldo no fim do período.

O extrato conta o que aconteceu de fato na conta: o que entrou, o que saiu e quando. O controle financeiro conta o que você registrou: as vendas, as parcelas que os clientes deviam pagar, as contas que você programou. Conciliar é encontrar o par de cada lançamento de um lado no outro lado e explicar tudo o que ficar sem par.

O mesmo processo também aparece com o nome de reconciliação bancária. Você vai ouvir falar ainda em conciliação de cartão, que confere as vendas no cartão com o que caiu na conta, e em conciliação contábil, feita pelo contador. A lógica é a mesma: comparar duas fontes e não deixar diferença sem explicação.

Para que serve a conciliação bancária?

A conciliação bancária serve para garantir que o seu controle financeiro mostra a realidade: todo dinheiro que entrou e saiu está registrado, com o valor certo e uma vez só.

Na prática, ela ajuda a:

• Achar o que ficou de fora. Tarifas, juros, assinaturas renovadas sem aviso, o Pix que o cliente mandou sem avisar.
• Corrigir erros. Valor digitado errado, lançamento em dobro, despesa registrada na conta errada.
• Saber quem pagou. Cada recebimento conferido vira uma baixa na parcela do cliente. O que não aparece no extrato é atraso, e atraso pede cobrança (o guia de como cobrar cliente inadimplente mostra como conduzir essa conversa).
• Deixar os relatórios confiáveis. O fluxo de caixa montado a partir do extrato e o DRE do mês só valem alguma coisa se a base estiver conferida.
• Perceber padrões cedo. O Sebrae lembra que o controle frequente revela despesas que crescem mês a mês sem revisão. A conciliação é quando você olha cada uma delas.

Como fazer a conciliação bancária passo a passo?

Escolha um período fechado, garanta que o saldo inicial é o mesmo no extrato e no controle, compare cada lançamento, resolva as diferenças e confira se o saldo final bate.

1. Defina o período. Uma semana ou um mês, sempre fechado: de segunda a domingo, ou do dia 1 ao último dia.
2. Confira o saldo inicial. Ele precisa ser igual nos dois lados. Se não for, o problema está num período anterior, e é por ele que você começa.
3. Exporte o extrato em arquivo. OFX ou CSV, e não print ou PDF, para não redigitar nada. Se tiver dúvida sobre o formato, veja OFX ou CSV: qual usar.
4. Marque o que bate. Mesmo valor, data próxima e mesma contraparte: é o mesmo lançamento. Vincule e siga.
5. Lance o que faltava no controle. Tudo o que está no extrato e não estava no controle entra agora, já com categoria.
6. Investigue o que sobrou no controle. Lançamento sem par no extrato é algo que não aconteceu no banco: um pagamento agendado, um cliente que não pagou ou um registro errado.
7. Confira o saldo final. Saldo inicial mais entradas menos saídas tem que dar o saldo do banco no último dia. Anote até que data a conta está conciliada.

Um exemplo de conciliação

Veja como ficaria uma semana hipotética de uma pequena empresa de serviço:

No fim, depois de lançar a tarifa, apagar o duplicado e registrar a transferência, o saldo do controle precisa ficar igual ao do banco. O pagamento ao fornecedor continua no controle como previsto, até sair de fato.

Quais são as diferenças mais comuns entre o extrato e o controle?

Quase todas as diferenças são de quatro tipos: algo que está no banco e não foi lançado, algo lançado que não aconteceu no banco, a mesma movimentação com datas diferentes e a mesma movimentação com valores diferentes.

• No banco, fora do controle: tarifas, juros e encargos, estornos, débitos automáticos e Pix recebidos sem aviso.
• No controle, fora do banco: pagamentos agendados que ainda não foram debitados, recebimentos previstos que atrasaram e lançamentos feitos na conta errada.
• Datas diferentes: você anota o dia do vencimento; o banco registra o dia em que o dinheiro se moveu. Por isso, ao procurar o par de um lançamento, aceite alguns dias de diferença.
• Valores diferentes: recebimentos por cartão ou por plataforma de pagamento podem cair já descontada a taxa. Lance a venda pelo valor cheio e a taxa como custo. O Sebrae classifica a taxa de cartão como custo variável, ligado à venda, e é assim que ela deve aparecer no resultado.

Com que frequência fazer a conciliação bancária?

Para a maioria dos pequenos negócios, conciliar uma vez por semana resolve; quem tem muito movimento todos os dias deve conciliar diariamente.

O próprio Sebrae observa que, em operações com mais movimentação, o acompanhamento tende a ser diário e, em outras, algumas revisões por semana bastam. O ponto que ele destaca é outro: o que faz diferença é a regularidade, mais do que a frequência ideal. Escolha um dia fixo e não dependa da memória.

Além da rotina, há um momento em que a conciliação não pode faltar: o fechamento do mês, antes de olhar o DRE e de mandar os documentos ao contador. Semanas conciliadas deixam esse fechamento curto, porque sobra pouco para conferir.

Quais são os erros mais comuns na conciliação bancária?

Os erros mais comuns são conferir só o saldo final, deixar diferenças para depois, misturar conta pessoal com a da empresa e importar o mesmo período duas vezes.

1. Conferir só o saldo. Dois erros podem se anular e o saldo bater por coincidência. Concilie lançamento por lançamento.
2. Criar a linha "diferença a investigar". Ela cresce todo mês e vira um buraco que ninguém explica.
3. Misturar conta pessoal e conta da empresa. O Sebrae aponta esse como um dos erros mais comuns no controle do caixa. Com as contas misturadas, metade do extrato não tem par no controle.
4. Esquecer as pequenas despesas. Outro erro citado pelo Sebrae. Tarifas e assinaturas pequenas, somadas, pesam.
5. Importar períodos que se sobrepõem. É a causa clássica de lançamento duplicado. O padrão OFX traz um identificador por transação, o FITID, que a especificação descreve como usado para detectar downloads repetidos. Veja mais em como importar o extrato OFX.
6. Contar o cartão duas vezes. Lançar cada compra e também o pagamento da fatura como despesa.
7. Tratar transferência entre contas como receita ou despesa. Ela mexe no saldo de cada conta, mas não no resultado.
8. Dar nomes diferentes à mesma categoria. O Sebrae recomenda padronizar os lançamentos e evitar nomes diferentes para o mesmo tipo de gasto.

Dá para fazer conciliação bancária na planilha?

Dá, e é um bom começo para quem tem uma conta e poucos lançamentos por semana. O limite aparece quando o volume cresce, quando há várias contas e cartões ou quando mais de uma pessoa mexe no mesmo arquivo.

O passo a passo com abas, colunas e fórmulas está em como conciliar o extrato bancário na planilha. Se a planilha já está tomando mais tempo do que a análise dos números, o guia de software de conciliação bancária mostra o que observar ao escolher um sistema.

Como fazer isso no LUME Hub

O LUME Hub é uma plataforma tudo-em-um para pequenos negócios, prestadores de serviço, consultores e agências, com conteúdo, vendas, clientes, organização e financeiro no navegador. No Financeiro do LUME Hub, a conciliação faz parte da importação do extrato:

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Resumindo

Conciliação bancária é conferir o extrato do banco com o seu controle financeiro, lançamento por lançamento, até as movimentações e o saldo baterem. Ela encontra o que ficou de fora, corrige erros e duplicidades e é o que torna o fluxo de caixa e o DRE confiáveis. O método é simples: período fechado, saldo inicial igual, cada lançamento com o seu par e nenhuma diferença deixada para depois. Mais do que a frequência, o que importa é a regularidade, num dia fixo da semana. Comece hoje: exporte o extrato do último mês fechado e confira se o saldo inicial e o final batem com o seu controle.