Fluxo de caixa com extrato bancário: como montar a partir do extrato importado

Imagine que um cliente pergunta se a sua agência consegue começar um projeto grande no mês que vem, com dois freelancers pagos antes de a primeira parcela entrar. Você abre o aplicativo do banco: o saldo de hoje parece bom. Mas o saldo de hoje não diz nada sobre o dia 20, quando vencem o aluguel, as ferramentas e a fatura do cartão.

Quem responde a essa pergunta é o fluxo de caixa, e o extrato bancário é a matéria-prima mais confiável para montá-lo. Este guia mostra como transformar o extrato importado em fluxo de caixa: o passo a passo, as categorias, a comparação entre previsto e realizado e a projeção do saldo das próximas semanas.

Dá para montar o fluxo de caixa a partir do extrato bancário?

Dá, e é o jeito mais confiável de montar o fluxo de caixa realizado: o extrato mostra cada entrada e saída na data em que o dinheiro de fato se moveu. O previsto vem de outro lugar: das contas a receber, das contas a pagar e da fatura do cartão.

O Sebrae define o fluxo de caixa como o controle de tudo o que entra e sai da empresa num período, pela data real em que o dinheiro entra ou sai, e não pelo valor vendido ou faturado. O extrato já vem assim. Uma venda fechada hoje e paga em três parcelas só aparece no extrato quando cada parcela cai, e é exatamente desse jeito que ela deve aparecer no fluxo.

O que o extrato não traz sozinho é o significado de cada linha. "PIX RECEBIDO" pode ser receita, reembolso ou dinheiro do sócio. Por isso, antes de virar fluxo de caixa, o extrato precisa ser conciliado e categorizado.

Como montar o fluxo de caixa com o extrato, passo a passo?

Parta do saldo inicial, importe e concilie o extrato, categorize cada lançamento, separe o que não é operação e organize tudo por semana, somando o previsto das semanas seguintes.

1. Anote o saldo inicial. O Sebrae coloca esse como o primeiro passo. Use o saldo do último dia já conferido, somando todas as contas da empresa.
2. Importe o extrato do período. Em arquivo, OFX ou CSV, para não digitar nada. O guia OFX ou CSV ajuda a escolher o formato.
3. Concilie. Confira o extrato com o que você já tinha lançado, para não contar nada duas vezes. O passo a passo está em conciliação bancária.
4. Categorize cada lançamento. Cada linha ganha um "para quê": mensalidade de cliente, freelancer, software, imposto.
5. Separe o que não é operação. Transferência entre contas da empresa, aplicação e resgate não são receita nem despesa. O Sebrae recomenda deixar fora da análise principal o que não faz parte da rotina operacional.
6. Organize por semana. Some as entradas e as saídas de cada semana e calcule o saldo final de cada uma.
7. Acrescente o previsto. Para as semanas que ainda não aconteceram, lance as parcelas a receber, as contas a pagar e a fatura do cartão.

Quais categorias usar no fluxo de caixa?

Use poucas categorias, sempre com o mesmo nome: entradas da operação, saídas variáveis ligadas à venda, saídas fixas da estrutura, impostos e um grupo separado para o que não é operação.

A divisão segue a lógica que o Sebrae propõe para o plano de contas: separar receita, custo variável, custo ou despesa fixa e o que não faz parte da operação principal. Para uma empresa de serviço, fica assim:

O Sebrae alerta para dois cuidados: compra de equipamento é investimento e não deve pesar como despesa do mês, e cada tipo de gasto deve ter sempre o mesmo nome, sem variações. No fluxo de caixa, a compra de equipamento é uma saída de dinheiro real, por isso ela aparece, mas no grupo de fora da operação.

Qual a diferença entre fluxo de caixa previsto e realizado?

O realizado é o que já aconteceu e está no extrato; o previsto é o que deve acontecer, tirado das contas a receber, das contas a pagar e da fatura do cartão. A diferença entre os dois mostra onde o plano falhou.

O Sebrae recomenda comparar o previsto com o realizado: se uma venda entrou depois do esperado ou uma despesa veio maior do que o planejado, o fluxo mostra onde a operação está perdendo fôlego. Veja um exemplo hipotético de quatro semanas de uma pequena agência:

O saldo inicial do exemplo é de R$ 10.000. A leitura linha a linha mostra duas coisas. Na semana 2, R$ 1.500 previstos não entraram: um cliente atrasou, e isso vira cobrança (o guia de como cobrar cliente inadimplente ajuda nessa conversa). Na semana 4, as saídas vieram R$ 700 acima do previsto: vale abrir o extrato e ver o que foi.

Como projetar o saldo das próximas semanas?

Some ao saldo de hoje tudo o que está previsto para entrar e subtraia tudo o que está previsto para sair, semana a semana. A semana em que o saldo fica abaixo do mínimo que você aceita é onde é preciso agir agora.

O Sebrae dá um exemplo simples desse raciocínio: se hoje é dia 5, você vai receber R$ 700 no dia 10 e tem R$ 900 em contas vencendo no dia 8, o fluxo mostra o aperto antes que ele aconteça. Com essa visão, dá para renegociar um prazo, antecipar um recebimento ou adiar uma compra.

Três cuidados deixam a projeção mais realista:

• Projete pelo menos o mês seguinte inteiro. Aperto visto com semanas de antecedência se resolve com conversa.
• Seja conservador com as entradas. Se um cliente costuma pagar com atraso, projete o recebimento para quando ele costuma pagar, não para o vencimento.
• Inclua as despesas que não são mensais. Ferramentas anuais, seguros e parcelas de compras no cartão aparecem de uma vez e derrubam o saldo de uma semana específica.

Quais erros distorcem o fluxo de caixa feito com o extrato?

Os erros que mais distorcem são contar transferência entre contas como entrada, misturar conta pessoal com a da empresa, registrar venda pela data da venda e contar o cartão duas vezes.

• Transferência entre contas como receita. O dinheiro só mudou de lugar. Se aparece como entrada numa conta e saída na outra, ambas precisam ficar fora da operação.
• Conta pessoal misturada. O Sebrae aponta esse como um dos erros mais comuns no controle do caixa. Com as contas misturadas, o extrato deixa de mostrar o negócio.
• Venda pela data da venda. Outro erro citado pelo Sebrae: registrar vendas sem considerar o prazo real de recebimento. No fluxo, vale a data em que o dinheiro cai.
• Pequenas despesas esquecidas. Tarifas e assinaturas pequenas, somadas, mudam o saldo.
• Contas fora do extrato. Uma segunda conta, dinheiro em espécie ou uma maquininha que deposita em outra conta precisam entrar no mesmo fluxo.

Para ver como o fluxo de caixa se encaixa com contratos, MRR e DRE, leia o guia de gestão financeira para prestador de serviço.

Como fazer isso no LUME Hub

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Resumindo

Montar o fluxo de caixa com o extrato bancário é usar o extrato importado e conciliado como o realizado e somar a ele o previsto, que vem das contas a receber, das contas a pagar e da fatura do cartão. O passo a passo começa no saldo inicial, passa pela categorização em poucos grupos estáveis e separa tudo o que não é operação. Comparar o previsto com o realizado mostra onde o caixa perdeu fôlego, e a projeção semana a semana mostra o aperto antes de ele chegar. Os erros que mais distorcem o resultado são transferências tratadas como receita, contas misturadas e cartão contado duas vezes. Para começar, importe o extrato do último mês, anote o saldo inicial e categorize as entradas e saídas nos cinco grupos da tabela deste artigo.