Software de conciliação bancária: o que precisa ter e como escolher

Imagine que você digita "software para importação de extratos bancários" no Google e encontra dezenas de opções. Todas falam em conciliação automática, todas têm painel bonito e teste grátis. Escolher pela página de vendas é difícil, e trocar de sistema depois de seis meses de dados lançados é pior ainda.

Este guia mostra o que um software de importação e conciliação de extratos precisa ter, as perguntas que separam um sistema do outro, as duas formas de o extrato chegar até ele e como testar com os seus próprios dados antes de decidir.

O que é um software de conciliação bancária?

Software de conciliação bancária é um programa que recebe o extrato do banco, compara cada lançamento com o que já está registrado no seu financeiro e mostra o que bate, o que falta e o que sobra, para você conferir e categorizar.

Ele automatiza a parte repetitiva da conciliação bancária: ler o extrato, procurar o par de cada lançamento e marcar as diferenças. A parte de julgamento continua com você. Só você sabe se um Pix é a parcela de um cliente, um adiantamento ou um reembolso.

Na prática, quase todo software desse tipo faz parte de algo maior: um sistema financeiro, um sistema de gestão ou uma plataforma que junta financeiro com vendas e clientes. Por isso, a pergunta certa não é só "ele concilia?", mas "o que ele faz com os dados depois de conciliar?".

O que um software de importação de extratos precisa ter?

O essencial é aceitar os formatos que o seu banco exporta, não duplicar lançamentos, conciliar com o que já foi lançado, categorizar por regras e transformar tudo em fluxo de caixa e DRE.

Use a lista abaixo como checklist durante o teste:

Dois pontos dessa lista merecem atenção extra:

• Duplicidade. No OFX, cada transação traz um identificador dado pelo banco, o FITID, que a especificação descreve como usado para detectar downloads repetidos. No CSV, esse identificador nem sempre existe, e o software precisa de outro critério. Pergunte qual é.
• Categorias e DRE. O Sebrae recomenda um plano de contas simples, que separe receita, custo variável, custo ou despesa fixa e o que não faz parte da operação principal. Se o software não deixa organizar as categorias assim, o DRE dele vai mostrar um resultado distorcido.

Importar o arquivo ou conectar direto no banco?

As duas formas funcionam, e a diferença está em como os dados chegam: na importação, você exporta o extrato no banco e envia o arquivo; na conexão direta, como no Open Finance, o software recebe os dados com a sua autorização.

Importação por arquivo. Você decide quando exportar, qual período e qual conta. Não há conexão permanente com o banco. O custo é um passo a mais na rotina: exportar e enviar o arquivo. O guia OFX ou CSV ajuda a escolher o formato.

Conexão via Open Finance. O Procon-SP descreve o Open Finance como um sistema que permite que dados financeiros circulem entre instituições autorizadas, mediante consentimento do cliente. Segundo o órgão, é o usuário quem decide quais dados compartilhar, com quem e por quanto tempo, e a autorização pode ser cancelada a qualquer momento. O Procon-SP também lembra que senhas, tokens e códigos de segurança nunca são compartilhados no Open Finance.

Como escolher um software de conciliação bancária?

Escolha pelo seu caso, não pela lista de recursos: parta dos bancos que você usa, do volume de lançamentos e do que precisa enxergar no fim do mês, e teste com o seu próprio extrato antes de decidir.

1. Liste as contas e os formatos. Quais bancos, quais cartões e quais formatos cada um exporta. Se tiver dúvida, os guias de exportação do Nubank, do Itaú, do Bradesco e do Banco do Brasil mostram onde procurar.
2. Defina o que precisa sair do sistema. Só o caixa conciliado? Fluxo de caixa previsto? Inadimplência por cliente? DRE do mês? Relatório para o contador? Quanto mais claro, menos você paga por recurso que não vai usar.
3. Pense no seu tipo de negócio. Uma empresa de serviço, com contratos e mensalidades, precisa de contratos e parcelas. Uma loja precisa de outras coisas, como estoque. O software certo é o que fala a língua do seu negócio.
4. Teste com um mês real. Importe o extrato de um mês já fechado e veja se o saldo final bate com o do banco. Depois, importe o mesmo arquivo de novo. Nada pode dobrar.
5. Pergunte sobre a saída. Se um dia você mudar de sistema, consegue levar os seus dados? Em que formato?
6. Veja quem vai usar. Você, um sócio, uma pessoa da equipe, o contador. Cada um precisa conseguir entrar e entender a tela.

Quando vale trocar a planilha por um software?

Vale trocar quando conciliar passa a tomar mais tempo do que analisar os números, ou quando você precisa juntar contratos, cartão e DRE no mesmo lugar.

O Sebrae observa que planilhas ajudam a organizar no início, mas que, à medida que o negócio evolui, concentrar as informações num único lugar evita retrabalho e reduz o risco de erro. Se você ainda está na planilha e quer tirar o máximo dela antes de trocar, veja como conciliar o extrato bancário na planilha.

Como fazer isso no LUME Hub

O LUME Hub é uma plataforma tudo-em-um para pequenos negócios, prestadores de serviço, consultores e agências, com conteúdo, vendas, clientes, organização e financeiro no navegador. O Financeiro do LUME Hub foi feito para empresas de serviço e importa o extrato por arquivo, sem conexão direta com o banco:

O Financeiro mostra o que está atrasado para você cobrar; ele não envia cobrança sozinho. Faz parte do plano Completo. Dá para fazer o teste grátis por 7 dias, sem cartão, com o seu próprio extrato, ou ver os planos.

Resumindo

Um bom software de conciliação bancária aceita os formatos que o seu banco exporta, não duplica lançamentos, concilia com o que já foi lançado, categoriza por regras e transforma o extrato em fluxo de caixa e DRE. O extrato pode chegar por arquivo, que você exporta e envia, ou por conexão direta, como o Open Finance, que depende do seu consentimento. Escolha pelo seu tipo de negócio e pelo que você precisa enxergar no fim do mês, não pela lista de recursos. O teste decisivo é com dados reais: um mês importado, o mesmo arquivo importado de novo e o saldo final batendo com o do banco. Separe agora o extrato do último mês fechado em OFX ou CSV e use-o no teste do primeiro sistema da sua lista.